Banyak perusahaan mempersiapkan audit sosial dengan panik dua minggu sebelum hari-H. Hasilnya bisa ditebak: temuan berulang dan skor yang mengecewakan. Persiapan yang baik dimulai jauh lebih awal — dan berikut tujuh langkah yang kami terapkan saat mendampingi klien.
1. Rapikan Dokumen Ketenagakerjaan
Kontrak kerja, peraturan perusahaan, catatan kehadiran, dan slip gaji 12 bulan terakhir harus lengkap dan konsisten. Dokumen yang hilang atau tidak sinkron adalah sumber temuan paling umum.
2. Verifikasi Upah dan Lembur
Pastikan upah memenuhi ketentuan minimum, lembur dihitung dan dibayar sesuai aturan, serta tidak melebihi batas jam. Lakukan rekonsiliasi antara catatan kehadiran dan pembayaran.
3. Cek Fasilitas Keselamatan
APAR terisi dan tidak kedaluwarsa, jalur evakuasi bebas hambatan, pintu darurat tidak terkunci, mesin memiliki pelindung, dan APD tersedia serta benar-benar dipakai pekerja.
4. Siapkan Pekerja untuk Wawancara
Wawancara pekerja bukan sesi menghafal jawaban. Pekerja perlu memahami haknya dan merasa aman menjawab jujur. Budaya terbuka justru memperkuat hasil audit.
5. Lakukan Internal Audit
Simulasikan audit sesungguhnya beberapa minggu sebelumnya. Internal audit menemukan masalah saat masih ada waktu memperbaikinya — bukan saat auditor sudah duduk di ruang meeting.
6. Bentuk Tim Tanggap Audit
Tunjuk penanggung jawab per area: HR, HSE, produksi, dan dokumentasi. Satu pintu koordinasi membuat audit berjalan lancar dan cepat.
7. Tutup Temuan Audit Sebelumnya
Auditor selalu memeriksa status corrective action dari audit terdahulu. Temuan lama yang belum ditutup adalah tanda bahaya terbesar bagi buyer.
Ketujuh langkah ini terdengar sederhana, tetapi eksekusinya menuntut kedisiplinan sistem. DDG membantu perusahaan menyiapkannya secara terstruktur — dari gap assessment hingga pendampingan penuh saat hari audit tiba.